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2020/07/15 Teams合規錄製日益重要

在Verint最近的線上會議Verint Virtual上,我們與Microsoft和UBS共同舉辦了一次合作夥伴會議,以研究圍繞Microsoft Teams日益普及所帶來的合規性問題。正如在專家小組討論中所表達的那樣,Microsoft Teams一直處於這種過渡的先鋒地位,但是對於受監管的企業來說,在他們利用平臺中所有可用的通信模式之前,存在一個“合規差距”需要彌合。

 

 

 

許多組織(包括金融服務,醫療保健,能源和公用事業,公共部門以及其他將從該技術中受益的組織)都以一種或另一種方式受到監管。此類外部法規,行業標準和內部政策經常要求捕獲,存儲和監視與業務活動有關的語音和電子通信。

 

 

在這種情況下,應根據相關公司或監管政策的要求,自動記錄Teams的通話和線上會議,以進行後續處理,監督,監視和保存。

 

 

作為對此的回應,Microsoft最近宣佈了期待已久的API的普遍可用性,這些API允許其合作夥伴(例如Verint)提供基於策略的Teams錄製解決方案。其中一些解決方案不僅可以在規定的資料保存期內捕獲和存儲資料,而且還具有檢索,重播,標記和分析資料的能力,以增強法規遵從性,降低員工不當行為的風險以及進行持續的通信監控。

 

 

 

一些法規的嚴格要求可能會阻礙在沒有此類工具的情況下採用Teams的能力。

 

 

協作合規的競爭壓力

 

因此,為了彌合這“合規差距”,企業必須考慮許多潛在的競爭要求:

 

 

01.對法規要求做出最佳回應:

 

 

嚴格的合規義務尤其會影響某些垂直市場,例如金融服務。為了在這些行業的合規性範圍內開展業務,以最高品質和可靠性滿足嚴格的記錄保存,資料主權,監視和報告規則是強制性的。Teams溝通和會議應該像您的通信環境中的任何其他元素一樣,被涵蓋到您的語音和和eComms合規性相關的工作努力中。

 

 

02.在業務生產力和合規之間實現最佳平衡:

 

 

在沒有合規錄製系統的情況下部署Microsoft Teams可能會是一個艱難的平衡行為。您是否將它的使用限制在非受監管的員工範圍內,從而影響生產力,員工參與度並可能破壞工作流程?您是否將其推廣給所有人,但要冒罰款,可能失去市場份額和聲譽受損的監管後果的風險?還是您完全延遲了Teams部署而冒失去競爭優勢的風險?可靠運行、基於策略的合規錄製技術是確保避免這些問題,充分利用Teams協作並繼續遵守法規要求的關鍵。

 

 

03.為您的業務選擇最佳解決方案將不僅僅是評估錄製Teams交互的能力,要求應包括最大的可靠性,與其它的業務交互管道的無縫集成能力以及易用的使用錄製資料的存取權限控制(在捕獲和錄製之後的很長時間)。選擇正確的技術可以給IT和合規部門帶來很大的好處,可以幫助他們確保自動錄製所有監管用戶的Teams互動,並在以後用於處理,結構化,匯總和分析。

 

 

選擇正確的合規錄製技術

 

 

在許多受監管的企業中,如何在數字協作和合規之間找到平衡是一個持續的挑戰,並且隨著遠端工作安排的興起,重新思考協作辦公合規的需求從未像現在這樣重要。

 

正如我們最近的《購買者指南》電子書中所評論的那樣,在針對高度監管的環境評估此類解決方案時,有一些必不可少的功能和關鍵問題。

 

• 自動化和統一的合規技術如何幫助您捕獲Teams的所有溝通和協作?該解決方案是否可以與Microsoft Teams數位通話和會議中可用的所有通信模式一起使用-不僅包括語音,還包括聊天,視頻,螢幕共用和其他形式的協作?

 

• 如何簡化錄製基礎架構的部署,維護和擴展?有哪些可用的交付模式?該平臺如何支援管理和使用者配置?

 

• 您要尋找哪些特定的安全性和彈性功能以保持合規性?您如何在維持資料完整性的同時滿足嚴格的資料主權要求?

 

 

• 除了錄製Teams交互滿足整體合規性之外,您如何更好地管理和分析以便從錄製的資料中獲取價值?